Rekruttering

Preboarding: Hvad det er, og hvordan man får succes med det.

Se, hvorfor du bør bekymre dig om preboarding, og hvordan du kan blive bedre end de fleste andre virksomheder til preboarding.
Anders Munk
5 min.

Indholdsfortegnelse.

Forestil dig, at det er tid til at besætte en ny stilling, så du indleder den sædvanlige ansættelsesproces. Du begynder at definere den ideelle kandidat; 

Hvilke færdigheder, ekspertise og talenter er nødvendige?

Du opretter et stillingsopslag og begynder at søge efter kandidater.

Du modtager mange jobansøgninger, gennemgår CV'er og gennemfører små telefoninterviews.

Du inviterer nogle få kandidater til en afsluttende samtale, og efter en række overvejelser vælger du den bedst egnede kandidat og sender et tilbudsbrev.

Den nyansatte accepterer tilbuddet, og du begynder at blive indsluset 2 uger senere. 

Du kender måske dette almindelige scenarie? Fordi det er det, der sker i de fleste organisationer. Problemet er, at de fleste organisationer springer preboarding-fasen over, som er fasen mellem rekrutteringsfasen og onboarding-fasen i modellen for medarbejdernes livscyklus.

Preboarding i livscyklusmodellen
Preboarding er fasen mellem rekruttering og onboarding.

Preboarding: hvorfor du bør bekymre dig om det. 

Du tænker måske: Hvorfor skulle det være et problem at springe over preboarding? Den nye medarbejder er jo ikke engang startet i virksomheden endnu? Problemet er, at du går glip af en enestående mulighed for at engagere og motivere din nye medarbejder. 

Tal fra Gallup (2022) viser, at kun 32 % af medarbejderne i USA er engagerede, mens 17 % er aktivt uengagerede. Så hvorfor gå glip af en mulighed for at forbedre engagementet? Preboarding er eminent til at øge engagementet, da nye medarbejdere har en tendens til at være glade for at starte et nyt job og derfor er ekstra modtagelige over for engagementinitiativer. 

Forestil dig, at du endelig har fundet dit nye drømmejob, og at du kan forlade dit gamle job, som du har fundet kedeligt i lang tid. Jeg er sikker på, at du er fuld af positive følelser, og din motivation er 10 ud af 10. Som leder, rekrutteringsansvarlig eller HR-professionel er det dit job at sikre og øge denne motivation i preboarding-fasen, så din nye medarbejder går ind i onboarding-fasen med størst muligt engagement, energi og begejstring. 

Hvordan tiden mellem jobtilbuddet og onboarding skal være.

"Var det virkelig den rigtige beslutning at tage imod dette jobtilbud, eller skulle jeg have taget imod det andet jobtilbud, eller skulle jeg måske bare være blevet på mit gamle job, hvor alle kollegerne var virkelig søde og sjove?"

Lad ikke din nye medarbejder føle det på denne måde. Sørg for at få dem til at føle, at de har truffet den rigtige beslutning, så snart de accepterer tilbuddet. Det vil holde engagementet højt.

De fleste virksomheder foretager en smule preboarding, men ofte er det ubevidst og består kun i at sende lønoplysninger og ankomsttidspunkt den første dag. Det er ikke noget, der er med til at holde engagementet eller motivationen højt, så lad os se på, hvordan din virksomhed kan gøre det bedre end de fleste andre.  

Noget blødt, noget de har brug for, noget de vil have, og noget at læse. 

Du kan bruge dette rim som inspiration til, hvad du kan sende den nyansatte som en lille gave. "Noget blødt, noget de har brug for, noget de ønsker sig, og noget at læse."

Noget blødt 

Alle er glade for noget lækkert firmaudstyr, og mærkevarer vil helt sikkert hjælpe din nye medarbejder med at føle, at han/hun hører til i sin nye virksomhed. Når den nye medarbejder bærer dine varer, hjælper han/hun også med at styrke dit arbejdsgiverbrand, når venner og familie spørger om varerne. 

Virksomhedens merch
Her er jeg iført det firma-merchandise, som jeg modtog med posten ugen før jeg startede hos Zoios. Jeg er stadig vild med det! 

Noget, de har brug for 

Det kan f.eks. være en fin notesbog; tro det eller ej, men nogle mennesker foretrækker stadig at tage noter i hånden, selv i denne digitale tidsalder. Hvis din virksomhed giver mulighed for at modtage udstyr til hjemmearbejde som f.eks. en skærm, et skrivebord osv., kan du også overveje at sende dette udstyr inden de nyansattes første dag. 

Noget, de ønsker. 

Der er ingen bedre følelse end at modtage noget, du ønsker gratis. Derfor kan det være en god idé at finde den lille ting, som alle bare vil have. Det kunne være en termovandflaske, et fedt kaffekrus eller noget lækkert chokolade. Det er vigtigt at give dem noget med et lille strejf af personlighed. Lad os sige, at en nyansat ikke drikker alkohol. Du kan måske finde alkoholfrie øl eller vin.

Noget at læse. 

Den sidste ting, du bør medtage i velkomstpakken, er noget at læse. Det kan være noget litteratur, der repræsenterer din virksomheds kultur eller værdier. Det er også godt at inkludere virksomhedens håndbog eller noget relevant uddannelsesmæssigt læringsmateriale, som kan være nyttigt for de nyansattes opgaver. Sørg blot for at understrege, at det er valgfri læsning, og at det er helt fair, hvis de ikke har tid til at læse det.  

Send en velkomst-e-mail med org-diagrammet. 

Det kan være rart for den nyansatte at modtage en e-mail, der opfordrer ham/hende til at tjekke virksomhedens org-chart ud. Det vil hjælpe personen med at forstå, hvem der er hvem, hvor mange personer der er i hver afdeling, og hvordan hver afdeling er opbygget. Det gør det meget nemmere at få et overblik over organisationen fra første dag og forstå, hvordan afdelingerne hænger sammen, og hvem der er ansvarlig for hvad. 

Organigram i velkomstmail

Inviter den nyansatte til et firmaarrangement eller et kaffemøde.

I stedet for blot at sende ting til din nye medarbejder kan du gå et skridt videre og invitere dem med på kontoret. Det kan enten bare være til en kop kaffe eller til et firmaarrangement. Det kan virkelig fremme loyaliteten og få den nyansatte til at føle sig værdsat. Bare sørg for, at personen ikke føler sig forpligtet til at komme på forhånd. De har måske en stram tidsplan, og det er helt okay, at de ikke har tid til at besøge dig før den officielle startdato. 

Udfyld deres kalender, før de begynder. 

Det er skræmmende ikke at vide, hvad du kan forvente på din første arbejdsdag, og det er endnu mere skræmmende, hvis ingen har en plan for, hvad du skal lave. Derfor bør du udfylde din nyansattes kalender den første dag og måske endda de første 1-2 uger. Det fjerner en stor del af den usikkerhed, som nyansatte føler på deres første dag på det nye job. Du skal selvfølgelig ikke blogge hele deres dag ud, men sørg for, at det ikke er deres ansvar at vide, hvad de skal lave. Det kan være svært at vide, hvad der forventes af en, når man starter på et nyt job. 

Begynd ikke den første dag med en tom kalender.

Udfyld kalenderen med forskellige opgaver; det kan være ting, du skal læse, mennesker, du skal mødes med, eller opgaver, du skal udføre. Du bør også blokere nogle pauser, så den nyansatte ved, at det er okay at tage nogle gode pauser. De første dage kan være meget stressende, og nogle ekstra pauser kan ofte være nødvendige. Det er vigtigt at bemærke, at du ikke bør sende kalenderinvitationer til 8 timers onboardingmaterialevideoer på den første dag. Det er der ingen, der ønsker. 

Send et håndskrevet brev.

Gør en ekstra indsats og send et håndskrevet brev. Det er virkelig personligt, og de fleste mennesker vil blive begejstrede over at modtage et sådant brev. Især i disse digitale tider modtager folk sjældent håndskrevne breve, og det viser bare virkelig, at du har gjort en ekstra indsats. Sørg for at sende det på vegne af de personer, som din nyansatte har været i kontakt med under ansættelsesprocessen, eller en person, som de skal arbejde sammen med. Og vigtigst af alt, gør det oprigtigt. En generisk tekst er et no-go.

Personligt brev
Dette er et eksempel på et personligt håndskrevet velkomstbrev.

Pift den traditionelle velkomstvideo op med en kort videohilsen. 

Den traditionelle onboarding-e-mail har en tendens til at være lidt kedelig og upersonlig, og den nyansatte kan nemt fornemme, at alle andre har modtaget en næsten identisk e-mail. Så hvorfor ikke pifte den lidt op? Det kan du hurtigt og effektivt gøre ved at inkludere en videohilsen. Den kan være fra en af de kommende kolleger, der fortæller, hvorfor de elsker at arbejde i virksomheden, og at de glæder sig til at arbejde sammen med den nyansatte. 

Velkomstvideo
Prøv at lave en sjov eller hyggelig velkomstvideo.

Giv den nyansatte en velkomstven, inden han/hun starter. 

Skab psykologisk sikkerhed med et kammeratprogram fra første dag. Hvis du lader din nye medarbejder vide, hvem der vil være hans/hendes kammerat, når han/hun starter på det nye job, vil han/hun være mere afslappet. Det er endnu bedre, hvis du får buddyen til at sende en kort videohilsen. Så ved medarbejderen, hvem han/hun kan stille spørgsmål til, og hvem der potentielt vil vise ham/hende rundt de første par dage på det nye job. Det er godt at have nogen at stille spørgsmål til, da den nyansatte sandsynligvis vil være bange for at stille visse spørgsmål til sin overordnede af frygt for at virke dum. 

Lad dem vide, at du holder af dem. 

Kort sagt er det vigtigste, at du lader den nye medarbejder vide, at du holder af ham/hende, selv om han/hun ikke er startet i virksomheden endnu. Det vil helt sikkert gøre dem begejstrede for det nye job og øge deres engagement, allerede inden de begynder at arbejde. Dine initiativer behøver ikke at være perfekte; nogle gange er det nok at vise, at du bruger tid og energi på at få dem til at føle sig velkomne; det kan helt sikkert gøre en forskel. 

Tjekliste før ombordstigning. 

Nu er det klart, at du kan gøre et par ting for at sikre en god preboarding-oplevelse for din nye medarbejder. Så her er en kort opsummering af de foreslåede initiativer, som du kan overveje. Du behøver naturligvis ikke at gøre hver eneste af dem, men sørg for at gøre nogle af dem, lønnen af vil være helt utrolig. Og sørg for ikke at glemme den formelle og nødvendige preboarding som f.eks. lønoplysninger, startdato osv. 

Brug denne tjekliste til at forberede dine initiativer til forberedelse af preboarding.

Luk

Luk
Anders Munk
Anders nyder virkelig at udforske emner om mennesker og kultur. Han er økonom og brænder for fremragende lederskab. Han elsker at dele og tale om disse emner.

Måske er vi ikke den rigtige platform for dig. Men skal vi finde ud af det?

Zoios er ikke den rigtige platform og partner for alle. Men vi vil gerne sætte os ned med dig, lytte til dig og finde ud af det sammen med dig.