Alle gode ting har en ende, og i sidste ende vil nogle af dine medarbejdere forlade virksomheden. Det kan være en frivillig eller ufrivillig afgang. Uanset hvad, er det vigtigt at sikre en gnidningsløs afsked. For at gøre det er det vigtigt at være opmærksom på de etiske og formelle aspekter, der vedrører en god exit for både medarbejderen og virksomheden.
I denne artikel vil jeg beskrive, hvad god offboarding er, hvordan du gennemfører det, og hvad du skal være opmærksom på i processen.
Hvad er offboarding?
Off-boarding er den sidste fase i modellen for medarbejdernes livscyklus. Det betyder, at denne fase er en afslutning på hele medarbejderoplevelsen. Så selv om det er det sidste trin, inden du siger det endelige farvel, skal du tage dette trin alvorligt, så du sikrer den komplette medarbejderoplevelse.
At sikre en god medarbejderoplevelse er den første del af en god offboarding-proces. Den anden del handler om at lære af afgangen. Hvorfor forlod medarbejderen virksomheden, og kunne man have gjort noget for at undgå det? Derfor vil en god offboarding-proces give dig værdifuld indsigt i, hvordan du kan forbedre hele medarbejderoplevelsen og fortsat være en attraktiv virksomhed for dine medarbejdere - mere om, hvordan du kan gøre det senere.
Desuden vil en god offboarding-proces minimere virkningen af en exit på virksomheden ved at sikre den rette vidensoverførsel, opgaveoverdragelse osv.
Hvordan kan offboarding og onboarding sammenlignes?
Mens onboarding (eller for nogle organisationer preboarding) er det første kontaktpunkt efter rekrutteringsprocessen, er offboarding som nævnt det sidste kontaktpunkt før den endelige exit. Det betyder, at onboarding handler om at skabe en god velkomstoplevelse, og offboarding handler om at skabe en god afskedsoplevelse.
Disse to trin i medarbejdernes livscyklus er på en eller anden måde modsatrettede, men de skal behandles med samme omhu. Ligesom du ikke ønsker, at din medarbejder skal komme ind på kontoret den første dag, som om intet var sket, ønsker du heller ikke, at din medarbejder forlader kontoret, som om intet var sket.
Indslusningsprocessen er for de fleste medarbejdere fuld af usikkerhed. Hvad er mine præcise arbejdsopgaver, hvordan skal jeg henvende mig til mine kolleger, hvordan finder jeg min plads i organisationen osv. På samme måde kan offboarding-processen være en periode med usikkerhed for medarbejderen, da de på behørig vis ønsker at sikre en god adskillelse fra virksomheden. Samtidig kan de føle sig både spændte og ængstelige ved at starte deres nye job. Dette kan give anledning til mange forskellige følelser at håndtere, så tag højde for dette, når du planlægger offboarding-processen. Desuden er onboarding-processen forbundet med nogle usikkerheder for arbejdsgiveren. De kan spekulere på, hvorfor medarbejderen egentlig rejste?
Hvorfor er det vigtigt med god offboarding?
Nu har du måske fået en idé om, hvorfor offboarding er vigtigt. Nedenfor har jeg listet 5 af de vigtigste grunde til, at god offboarding er vigtig, og hvorfor det er afgørende at tage det alvorligt.
Sikre en komplet oplevelse for medarbejderne.
Vi hører ofte, at det første indtryk er det vigtigste, og det er naturligvis stadig vigtigt. Men det sidste indtryk er måske lige så vigtigt. Vi har en tendens til ikke at huske, hvad folk siger, men hvordan de får os til at føle os. Så hvis offboarding-processen er dårligt organiseret og skødesløst udført, vil den helt sikkert efterlade os med et dårligt sidste indtryk, som i sidste ende vil få os til at huske de dårlige følelser, som den har givet os. Så i stedet bør offboarding-processen efterlade medarbejderen i en positiv sindstilstand og være en god afslutning på medarbejderens livscyklus.
Vær opmærksom på dit arbejdsgiverbrand.
Når du sikrer en fantastisk medarbejderoplevelse fra rekruttering til offboarding, passer du også godt på dit arbejdsgiverbrand. Du ønsker ikke, at dine medarbejdere forlader din virksomhed og fortæller venner og familie om, hvor forvirrende offboardingen var, og at de ikke blev tilbudt et passende farvel. Gør det modsatte. Lad medarbejderen gå med nåde, og vis dem, at du har værdsat deres arbejde. Så er chancerne for, at de forlader din virksomhed som ambassadører, steget betydeligt.
Tiltræk boomerang-medarbejdere.
Boomerang-medarbejdere er medarbejdere, der forlader virksomheden og vender tilbage, typisk efter et par år. At ansætte disse boomerang-medarbejdere kan helt sikkert have nogle store fordele. Og det bliver meget nemmere at ansætte dem, hvis de har haft en god offboarding-oplevelse, hvor du måske har tilføjet dem til et alumnenetværk og dermed holdt kontakten med dem. Det gode ved boomerang-medarbejdere er, at de vil blive hurtigere produktive end en helt nyansat. Boomerang-medarbejderne vil allerede være bekendt med kulturen, produktet og måske også arbejdsopgaven. Dette vil skabe en meget smidigere transaktion og en hurtig onboarding-proces.
Minimere virkningerne for virksomheden.
Offboarding handler naturligvis ikke kun om at sikre en god oplevelse for medarbejderen. Det handler også om at sikre en god oplevelse for virksomheden. Det er altid dyrt, når en medarbejder forlader virksomheden. Omkostningerne er primært drevet af tabt viden og rekruttering og uddannelse. Men det kan også skade virksomhedskulturen, og andre medarbejdere kan begynde at overveje at forlade virksomheden også. Derfor vil en god offboarding-proces minimere den indvirkning, som en afgående medarbejder har på virksomheden. Det kan omhyggeligt planlagte overdragelser og vidensoverførsler gøre netop dette. Det er også vigtigt at kommunikere, så alle ved, hvordan processen vil foregå, og hvem der eventuelt skal varetage den fratrædende medarbejders opgaver, indtil en nyansat begynder.
Forbedre fastholdelsesgraden.
Det er altid trist at sige farvel til en værdsat medarbejder. På den positive side vil en god offboarding-proces hjælpe dig med at lære af hændelsen. Derfor skal du gøre dit bedste for at forstå, hvorfor medarbejderen forlod dig, og om du kan gøre noget i fremtiden, der kan hjælpe dig med at fastholde dine nuværende medarbejdere. Jeg vil gå mere i dybden med, hvordan du kan gøre det senere i denne artikel.
Sådan strømliner du din offboarding-proces.
Det er afgørende at opbygge en standardiseret ramme for din offboarding-proces for at gøre den til en succes og sikre, at alle medarbejdere får en lige god oplevelse med deres exit-proces. Derfor er trin 1 i god offboarding at skabe en proces, der passer til din organisation og dens unikke mål.
I det næste afsnit vil jeg gennemgå nogle få punkter, som du bør være opmærksom på, når du skaber dine rammer for offboarding.
Få vores gratis tjekliste for offboarding.
En god offboarding-proces er afgørende for at skabe en bedre virksomhedskultur og bedre fastholdelse af medarbejdere. Brug vores gratis tjekliste til offboarding for at sikre en gnidningsløs og nem offboarding-proces.
Få tjeklisten for offboarding nu.png)
Gennemfør exit surveys og interviews.
Dette er den mest kritiske del af sikringen af, at du lærer og forbedrer dig af hændelsen. Det kan gøres på flere forskellige måder, og vi anbefaler, at du kombinerer dem. Først og fremmest anbefaler vi, at du gennemfører et exit-interview med medarbejderen; det er et kvalitativt interview, som vil hjælpe dig med at forstå unikke årsager til, hvorfor netop denne medarbejder valgte at forlade virksomheden. Det er vigtigt, at du gør en indsats for at lytte mere end du taler, og at du ikke forsøger at forsvare virksomheden, men i stedet stræber efter at forstå årsagen. Prøv altid at stille åbne spørgsmål, og lad ikke dine antagelser om, hvorfor du tror, at medarbejderen forlod virksomheden, komme til udtryk.
Når du gennemfører exit-interviews, skal du være opmærksom på, at da medarbejderne ikke er anonyme, kan du ikke være sikker på, at de tør give deres ærlige mening. De kan være bange for, at det at sige sandheden kan skade deres fremtidige forhold til virksomheden eller gøre det sværere at bede om anbefalinger i fremtiden. Derfor bør du sørge for at holde et uformelt møde og understrege, at du ikke dømmer dem.
Selv om du gør dit bedste for at tilskynde til ærlighed, kan det stadig være svært at få medarbejderne til at sige deres mening. Derfor bør du også gennemføre en anonym afgangsundersøgelse. Du kan enten formulere en undersøgelse eller bruge et eksisterende HR-værktøj, der hjælper med at lette processen og sikre 100 % anonymitet.
Zoios People Analytics har en indbygget funktion til at gennemføre denne form for anonym exitundersøgelse. Billedet nedenfor viser dig et eksempel på, hvordan resultaterne vil se ud. Det kan hjælpe dig med at besvare exitundersøgelsesspørgsmål som f.eks:
Hvad var motivationen for at vælge et nyt job? Hvad var årsagen til at sige op? Hvor stor en rolle spillede kompensationen for valget af nyt job? Hvor meget ligner det nye job det gamle job? Og hvor længe søgte medarbejderen efter et nyt job?
Hvis du gennemfører både exitinterviews og exit surveys, er du godt forberedt på at lære af den medarbejder, der stopper. Måske har du ofte holdt 1:1-samtaler med medarbejderen i løbet af hans ansættelse. I så fald kan du bruge dataene fra disse 1:1-samtaler til at finde mønstre, som du mener kan have påvirket medarbejderens valg om at forlade virksomheden. Hvis du bruger alle disse 3 datakilder, kan du skabe et virkelig stærkt billede af, hvorfor medarbejderen stoppede, hvilket kan bruges til at forbedre medarbejderengagementet og oplevelsen for de resterende medarbejdere. Dette vil højst sandsynligt hjælpe dig med at forbedre fastholdelsesprocenten.
Sikre medarbejderens viden og overdragelse af opgaver.
Når en medarbejder fratræder, er det svært at undgå tab af viden. Typisk taler man om to typer viden. Eksplicit viden er viden, der kan dokumenteres og overføres til en ny medarbejder uden større besvær. Det kan være oplysninger om kunder, igangværende projekter osv. Denne viden bør skrives ned og overdrages til den nye medarbejder. I mange organisationer er dette en almindelig praksis og en løbende proces gennem hele ansættelsen. Sikring af stiltiende viden er langt mere kompleks og udfordrende. Stiltiende viden er uspoked og stærkt indlejret i kulturen. En måde at arbejde med at bevare denne tavse viden på er at skabe en aktiv virksomhedskultur, der kan dele og reflektere over denne viden. Dette vil gøre det lettere for nyansatte at opnå denne viden.
En vigtig del af sikringen af den afgående medarbejders viden er at udforme en god proces for overdragelse af opgaverne. Start med at identificere alle de kritiske aspekter, der skal overdrages, og lav derefter en detaljeret plan for, hvordan og hvornår en kollega eller en nyansat skal være i stand til at håndtere opgaven.
Kan du beholde medarbejderens netværk på en eller anden måde?
Når en medarbejder fratræder, vil virksomheden ofte stå over for et tab i forbindelse med den fratrædende medarbejders netværk. Derfor bør du være opmærksom på, hvordan du som virksomhed kan bevare forbindelsen til netværket. Få medarbejderen til at kortlægge netværket og spørg, om han/hun kan hjælpe med at introducere sine relevante kontakter til en anden kollega eller nyansat.
Offboarding: Opfølgning.
Hvis en offboarding-proces skal være vellykket, skal den ses både fra medarbejderens og virksomhedens perspektiv. Først og fremmest skal offboarding-processen sikre en god oplevelse for medarbejderen, så han/hun kan se tilbage på sin tid i virksomheden med glæde. Det fortjener medarbejderne ikke kun ud fra et etisk synspunkt, men det er også en fordel for virksomheden i form af employer branding og medarbejderens mulighed for at vende tilbage til virksomheden. Fra virksomhedens perspektiv er det vigtigt at forstå, hvorfor medarbejderen forlod virksomheden, og at lære af det. Desuden bør virksomheden bestræbe sig på at minimere hændelsens indvirkning på virksomhedskulturen og vanskelighederne i forbindelse med overdragelse af opgaver.
Anders Munk
.png)
